I. Địnhdạng Font chữ mặc định:
-
Chọn font, style, size phù hợp
-
Chọn nút Set As Default để mặc định cho t
II. Đơn vị đo trên thước : inch,
centimeter, milimeter:
Các bạn vào Menu click chonjn file à Option àChọn mục Advanced để setup.
III. Mặc
định lề trang giấy :
Chọn
tab Page Layout àChọn
mục Margin à
Chọn Custom Margin
IV. Xử
lý các “lăn quăn” chạy dưới chân chữ:
Menu
File à
Option à
Chọn Proofing
V. Sửa lỗi cách chữ :
-
Menu File à Option à
Advanced
-
Chọn nút Settings
VI. Chống copy, chỉnh sửa văn bản:
Tính năng bảo vệ văn bản(Restrict Editing) chống sao
chép, chỉnh sửa., người dùng chỉ được đọc, không được copy
Chọn Tab Review à Restrict Editing
Chọn Yes trong 3. Start enforecement
Nhập vào mật khẩu và
xác nhận lại mật khẩu.
Để gở bỏ : chọn
Restrict Editing à
Stop Proction.
VII. Bảo
vệ tập tin bằng mật khẩu:
- Chọn File à Save as
Chọn
nút Tools
- Chọn General Option
Khai
báo mật mã để mở file.
Lưu ý
: trong hộp thoại nầy có 2 loại mật mã : để mở file(open) và để hiệu chỉnh
(modify)
VIII. Sử dụng Track Changes để cùng soạn tài liệu trong MS Word
Tính năng Track Changes
cho phép ta và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi
thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ
dàng.
8.1 Kích hoạt Track Changes
+ Chọn tab Review, chọn Track Changes.
Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài
liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track
Changes cho phép ta thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh
sửa.
Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng
bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch
ngang khi xóa văn bản.
8.2
Xem và ẩn Track Changes
Track Changes luôn hiển thị các ghi nhận "đầy màu
sắc" trên văn bản, vì vậy ta có thể ẩn những hiển thị "rườm
rà" này.
+ Chọn tab Review, ngay bên dưới thẻ Review là
ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận
của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi ta
chọn Original.
8.3
Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes
+ Chọn tab Review, chọn Track Changes, Change
Tracking Options. Tại đây, ta có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay
đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.
8.4
Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản
Trước
khi gửi văn bản đi, ta nên hoàn tất các
thay đổi mà ta đã thực hiện.
+
Chọn tab Review à Accept à Accept and Move to Next
để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất
cả các thay đổi trên tài liệu.
+ Nếu
muốn quay lại các thay đổi trước đó, ta nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ
bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All
Changes in Document.
8.5
Xem các ghi nhận thay đổi
+ Chọn tab Review à Reviewing Pane.
Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện
cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây ta có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng
thay đổi. ta có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía
dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing
Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal.
8.6 Cảnh báo tránh lưu các ghi nhận Track Changes trên tài liệu
Đôi lần vì quên thực hiện việc hoàn tất các thay đổi
mà tài liệu ta gửi đi kèm theo cả các ghi nhận thay đổi. Để tránh quên thực
hiện việc hoàn tất các ghi nhận thay đổi Track Changes trên tài liệu:
+ Chọn Track
Changes, Change User Name
+
Cửa sổ Word
Option xuất hiện, ta chọn mục Trust Center à Trust Center Settings, à Privacy
Options, nhấn chọn ô Warn before printing, saving or sending a file that
contains tracked changes or comments. Từ giờ, khi ta in hay lưu tài liệu vẫn
còn ghi nhận Track Changes, Microsoft Word sẽ cảnh báo ta.
8.8 Kích hoạt tự động Track Changes
Track Changes không kích hoạt mặc định,
tuy nhiên, ta có thể thiết lập tính năng này tự động kích hoạt. Bên cạnh đó,
Microsoft Word còn cho phép ta khóa Track Change, không cho người khác vô hiệu
hóa tính năng này.
+ Chọn tab Review, chọn Restrict Editing.
+ Tại mục số 2 Editing restrictions,
chọn Allow only this type of editing in the document, từ trình đơn thả
xuống, chọn Tracked changes
+ Tại mục số 3 Start
enforcement nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection
